Assistance technique pour l’élaboration du manuel des opérations du programme d’appui à l’Accès Inclusif aux Infrastructures de Santé (programme financé par un don de la Banque Africaine de Développement)

Revue documentaire et collecte de données : -revue détaillée de la politique et des procédures de financement axé sur les résultats de la Banque, la lettre de politique sectorielle, plans d’investissement pour le secteur de la santé, des rapports d’évaluation et annexes techniques du programme et de son financement additionnel, des dispositions réglementaires portant création, organisation et fonctionnement de l’organe d’exécution et du Comité interministériel de coordination, pour la mise en œuvre du programme ainsi que tout autre document disponible et pertinent par rapport à la mission. -Examen détaillé des modalités de mise en œuvre du Programme devant être financé/cofinancé par la Banque et le Gouvernement. - Examen des modalités de concertation, de coordination et d'exécution pour la mise en œuvre des composantes du programme et en particulier les aspects liés au partenariat avec les autres structures et institutions concernées par le Programme (ministères, établissements publics…). -Tenue des séances de travail avec les différentes structures concernées par le Programme au niveau du Ministère sectoriel concerné et des autres départements ministériels. Ainsi que les représentants des bailleurs de fonds du secteur. Identification et établissement de la cartographie des risques -identification globale des principaux risques qui peuvent entraver l’atteinte des objectifs escomptés par le programme PAAIIS tout en proposant des outils de classification et de surveillance de ces risques. Elaboration des procédures opérationnelles Tenue des séances de travail nécessaire avec les différents acteurs concernés et en particulier avec l’Agence d'exécution et les représentants des bailleurs de fonds. Elaboration de façon pratique des directives et pratiques requises pour la mise en œuvre du Programme, en détaillant les arrangements en matière de passation de marché, de gestion financière, du protocole de vérification, de sauvegardes environnementales et sociales et du suivi et de l’évaluation. Les procédures porteront sur l’ensemble des cycles de gestion : - Le cycle de gestion des dépenses ; - Le cycle de gestion du patrimoine (immobilisations, stocks…) ; - Le cycle de la gestion de la trésorerie (ordonnancement, décaissement, suivi et contrôle de la trésorerie…) ; - Le cycle de mobilisation des ressources (décaissements…) ; - Le cycle des informations comptables, financières et budgétaires ; - Le cycle de la gestion du personnel ; - Le contrôle interne ; - L’audit technique ; - L’audit externe. Ainsi que : - Echéancier de production des indicateurs, - Modalités et bases de calcul, - Fiches signalétiques détaillées des indicateurs, - Modèles des supports d’information à utiliser pour le reporting, - Modalités de transmission des situations, - Alternatives au cas où les données officielles ne sont pas disponibles, - Démarche à suivre pour constater un cas de changement de contexte et procédure de révision de la formulation d’un résultat ou d’ajustement d’une cible, - Problématiques des indicateurs non encore disponibles au moment de la clôture du programme, - Protocole de vérification détaillé pour chaque Indicateur Lié au Décaissement (ILD), - Aspects concernant la mobilisation des ressources, - La représentation des parties prenantes dans les instances du programme, - Les rôles des acteurs concernés, - La cartographie des risques. Les procédures pour chaque cycle de gestion devront comporter notamment : - La description de la procédure ; - Les diagrammes de circulation des informations et des documents ; - Les objectifs du contrôle interne ; - Les spécimens des supports documentaires. Le Manuel des opérations sera conçu de manière à être facile d'utilisation et de mise à jour. Les procédures devront être compatibles avec les règles et procédures de la Banque et celles de l'Administration publique du Royaume du Maroc. Restitution et validation Remise de la version provisoire du manuel au Ministère de la Santé et la Protection Sociale pour observations et amendements éventuels avec une présentation détaillée du manuel au Maitre d’ouvrage. Remise de la version définitive du document qu’il soumettra pour vérification. Après prise en considération des observations et amendements émis. Produits : Le prestataire produira trois rapports d'avancement et un rapport final qui seront revus et validés par toutes les parties prenantes et la Banque. - Rapport de démarrage présentant les activités au cours de la période écoulée en matière de collecte de données et d’échanges avec les structures concernées et les sujétions relatives à l’exécution de la mission. Ce rapport sera soumis dans un délai maximum de 10 jours à compter de la date de notification des prestations. - Rapport d’avancement : ce rapport sera soumis trois semaines après le démarrage des prestations. Il présentera : -les résultats intermédiaires, les recommandations et le programme de travail pour la suite de l’étude ; -la Cartographie des risques détaillés des processus opérationnels et fonctionnels., assortie d’une évaluation argumentée du niveau de risque encouru. - Rapport provisoire : qui constituera la version provisoire du manuel des procédures administratives, financières et comptables des projets, ainsi que les conclusions et les recommandations du prestataire. Le contenu de ce rapport sera présenté et discuté conformément aux modalités définies plus haut. Ce rapport sera soumis dans un délai maximum de cinq semaines de la date de notification des prestations. - Rapport final : ce rapport constituera la version définitive du manuel des procédures administratives, financières et comptables du programme ou projet. Cette version devra être au préalable soumis au Ministère de la Santé et de la Protection Sociale pour Approbation.